生命保険の残す書類といらない書類、整理と保管期間まとめ。

生命保険で残す書類といらない書類の区別が、なかなかできないということがあります。保険を契約すると様々な書類が手元に残ります。毎年契約内容のお知らせやら、案内が届くとさらに収拾がつかなくなることがあります。

どれを見てもよくわからないというのが、実際のところだと思います。どこかの節目で、残す書類とそうでない書類を区別する必要があります。邪魔になるからと言って、まとめて断捨離してしまうと、契約内容を確認するときに困ることがあります。

一件二件の契約なら全部残せば良さそうなものです。でも通常は保険関係書類の山になり、どうしても選別廃棄せざるを得ないのです。

◆ 残す書類といらない書類。

まず残す方ですが保険証券です。見てもよくわかりませんが、解約するときや保険金請求に必要になります。保険証券の再発行は可能ですが、しっかりした紙でできているものが多いですから、何となく捨てにくいと思います。

ただ、保険証券がない保険会社や、印鑑不要の保険会社もありますので、その場合はそれに代わる書類として、契約時に送付された契約内容のお知らせを残しておく必要があります。

また保険営業が最初のときにもってくる提案書は、残しておく方がよいと思います。保険証券だけではわからないことが、詳しく書いてあります。

生命保険会社からくれる約款は、邪魔になりますが残しておきましょう。最近はCDだったりしますが、生命保険会社との約束事をまとめた契約書ですから大事です。また保険契約ごとに、また契約時期により約款も異なります。契約した時にもらった約款が生きていますから、残すようにしてください。

契約時の控え等の書類は、契約成立時点で廃棄しても構いません。保険会社から「契約内容のお知らせ」という書類が年に１回程度送られてきますが、念のため直近の１年だけ保管すれば良いでしょう。

◆ 法人契約では、提案書に契約目的を書いて残す。

法人契約では初期の提案書が大事になります。保険証券でも約款でも契約の意図はわかりません。時間が経過して生命保険の目的を思い出すとき初期の提案書は大切な資料になります。

でも税務署には見せる義務はないので、見せなければいけないときは、保険証券だけにしておきましょう。保険証券だけを見て生命保険の意図が分かるほどの調査官はほとんどいません。

◆ 生命保険関係の書類の整理法。

生命保険などの契約時の説明は、ほぼ覚えていません。かと言って契約内容のお知らせをみて、しっかり理解できる方は少ないと思います。

生命保険の難しさ、メンテナンスの難しさも、この辺にあります。結局自分で見ても、契約内容が理解できなくなる原因でもあります。

これを克服するには、エクセル管理がベターです。最初の手間はかかりますが、契約内容をエクセルに整理すれば、そのまま頭の中が整理されます。一度整理すれば、更新や修正の都度、エクセルの内容を修正すればよいだけです。

見にくいですが、こんな感じのエクセルで十分です。

・縦軸には［保険種類］

・横軸には［No. ］［保険種類］［契約日］［契約者］［被保険者］

［受取人］［年金受取人］［指定代理人］［保険料］［保険金額］［満了］［終身保険］［払込満了］［特約日額/入院/通院/一時金］［骨折］

［特約満了］［保険会社］［P免］［RN］［証券記号番号］［備考］

子の見本は少々レベルが高いので、自分が理解できる範囲で項目を決めてください。できれば、損保も一緒に掲載すると一元管理ができてとても便利です。

この表が自分で作成できると理解が進むので、次回からはこのエクセルだけで状況把握ができるようになります。

◆ 生命保険関係の残す書類、まとめ。

契約している生命保険や損害保険を把握することは簡単なことではありません。できる限り無駄な書類を処分して、最低限の関係書類だけを残したいと思うのは、誰しも考えることです。

ただ必要最小限の書類を正しく残せたとしても、保険契約の全体像が頭に入ることはありません。できる限りA4一枚に情報をまとめることです。そうすれば、保障全体が見えてきます。

同時に保険の定期的な確認と見直しもできるようになります。エクセルは、何事において情報を一元的に整理することにかけては、優れたソフトウェアです。時間があるときにまとめられれば、すべてはすっきりすると思います。

きちんと整理ができれば、書類の保管期限もクリアに見えてきます。保険金や給付金、満期金を受取って保険契約が終了しても、関係書類は確定申告が終わり、その後問題がないことが確定するまで保存しておくことが望ましいと思います。

ただ、処分していたとしても、保険会社のカスタマーサポートに連絡すれば、必要な証明書類を発行してくれることもあります。生命保険の残すべき書類は、なかなかに難しいということです。